Kosten openstaande vacature: reken het zelf uit

De rekening van een recruitmentbureau kun je inzien. Die van een vacaturesite ook. De kosten van een openstaande vacature, van een stoel die drie maanden leeg staat, staan nergens. Daarom worden ze bijna altijd onderschat.

Dat is jammer, want het is meestal de grootste post.

Kosten van een openstaande vacature: wat de cijfers zeggen

Een veelgebruikte benchmark komt van HeadFirst, dat het productiviteitsverlies van een openstaande vacature schat op € 98 tot € 500 per dag. Daar komen de directe wervingskosten nog bovenop.

De gemiddelde tijd om een vacature te vullen ligt in Nederland op 42 dagen, volgens cijfers van Intelligence Group uit 2024 die Recruitmenttraining.pro aanhaalt. Voor IT en techniek is dat 56 dagen of meer.

Reken je dat door, dan kost een gemiddelde vacature tussen de € 4.100 en € 21.000 aan gemiste productiviteit. Bij een technische functie van 56 dagen loopt de bovenkant op naar € 28.000. Dat is onze eigen rekensom op basis van die twee bronnen, en de bandbreedte is groot. Een factor vijf tussen onder- en bovengrens zegt vooral dat het sterk afhangt van de functie.

Gebruik zulke bedragen dus als richting, niet als feit. Je eigen som is nauwkeuriger.

Waar de kosten echt zitten

Het productiviteitsverlies bestaat uit drie dingen, en ze tellen niet voor elke functie even zwaar.

Werk dat niet gebeurt. Bij een monteur of een consultant is dat direct omzet: uren die niet gefactureerd worden, opdrachten die niet aangenomen kunnen worden. Dit is het makkelijkst te berekenen.

Werk dat anderen erbij doen. Collega’s vangen het op. Dat lijkt gratis, maar het kost overuren, uitgestelde projecten en na een paar maanden vaak een tweede vacature. Wat wij regelmatig zien: de vacature die te lang openstaat, kost uiteindelijk de collega die het werk erbij deed.

Werk dat slechter gebeurt. De maandafsluiting die een week later klaar is. De offerte die blijft liggen. De implementatie die uitloopt. Dit is het moeilijkst te meten en bij staffuncties vaak het grootst.

Per functie een andere som

Het verschil tussen functies is groot, en dat maakt een gemiddelde weinig bruikbaar.

Bij een servicemonteur is de som eenvoudig. Aantal declarabele uren per dag maal het uurtarief, minus het loon dat je niet betaalt. Een lege bus kost een installateur al snel een paar honderd euro per werkdag aan gemiste marge.

Bij een financial controller verdien je niets direct aan de functie, en toch is de schade reëel. Rapportages komen later, de accountant stelt meer vragen, de directie stuurt op oude cijfers. De kosten zitten in beslissingen die slechter genomen worden.

Bij een ERP-consultant of developer in een lopend project is het het duurst. Een implementatie die twee maanden uitloopt omdat één rol niet bezet is, kost de hele projectorganisatie die al die tijd doordraait.

Zo reken je het zelf uit

Een bruikbare schatting kost tien minuten.

Wat levert deze functie per dag op? Bij declarabele functies: uren maal tarief. Bij andere functies: neem het bruto jaarsalaris maal anderhalf tot twee, gedeeld door 220 werkdagen. Die vuistregel gaat ervan uit dat iemand meer oplevert dan hij kost.
Welk deel daarvan gaat verloren? Zelden honderd procent. Collega’s vangen een deel op. Schat eerlijk: de helft is vaak realistischer.
Hoeveel dagen staat de vacature open? Tel vanaf het vertrek van de vorige, niet vanaf het plaatsen van de vacature. En tel de opzegtermijn van de nieuwe erbij.
Wat betaal je niet? Het salaris van de lege stoel mag je eraf trekken.

Dat laatste punt wordt in de meeste berekeningen weggelaten, en dat maakt ze te hoog. Wie eerlijk rekent, komt lager uit dan de bedragen die bureaus graag noemen. Wij dus ook.

Wat je er wel en niet mee moet doen

De verleiding is om hieruit te concluderen dat elke vacature zo snel mogelijk gevuld moet worden. Dat is te kort door de bocht.

Een verkeerde aanname is duurder dan een lege stoel. Wie na vier maanden vertrekt, kost je de wervingskosten, de inwerktijd en daarna opnieuw de vacatureduur. Snelheid die ten koste gaat van de match, verplaatst het probleem.

Waar de berekening wel bij helpt, is het bepalen van je budget. Als een vacature je € 250 per dag kost, is drie weken sneller vullen ruim € 3.700 waard. Dan weet je wat een campagne, een interim-oplossing of een bureau mag kosten, en ook wanneer het dat niet waard is.

En ze helpt bij een vraag die zelden gesteld wordt: waar gaat de tijd naartoe? Vaak zit de vertraging niet in het vinden van kandidaten, maar in de weken tussen de eerste reactie en het aanbod.

Tot slot

De kosten van een openstaande vacature zijn echt, maar ze zijn per functie anders en bijna altijd anders dan het bedrag dat je online vindt. Tien minuten rekenen geeft je een beter getal dan elke benchmark.

Wil je de som voor een specifieke vacature eens naast de doorlooptijd leggen? Dan rekenen we graag een keer met je mee.